Embaucher son premier salarié
Vous allez embaucher votre premier(e) salarié(e), prendre un(e) apprenti(e), pour vous aider dans votre travail mais vous ne savez pas comment faire ?
Nous allons répondre à vos interrogations dans cet article, en reprenant les différentes étapes de cette nouvelle aventure.
Embaucher votre premier salarié n’aura bientôt plus de secret pour vous !

Etape 1 : L’embauche de votre premier(e) salarié(e)
Pour embaucher votre premier salarié et/ou apprenti, c’est-à-dire le déclarer, c’est très simple : il vous faut faire une Déclaration Préalable à l’Embauche (DPAE). Celle-ci se réalise sur le site de l’URSSAF (ou de la MSA si vous êtes au régime agricole). Cette déclaration est obligatoire.
Pour réaliser cette démarche, vous aurez besoin de certains éléments :
- Nom
- Prénoms
- Numéro de sécurité sociale (si connu)
- Date de naissance
- Lieu de naissance et numéro de département
Remarque : Si votre salarié n’a pas de numéro de sécurité sociale ou ne vous l’a pas communiqué, il ne faut pas le renseigner.
Si vous n’avez ni le temps, ni l’envie de réaliser vous-même les DPAE celles-ci peuvent être réalisées par autrui. En effet, VR Consulting réalise les DPAE de ses clients embauchant de nouveaux salariés.
Pour les salariés étrangers :
S’il s’agit d’un salarié étranger qui n’est pas immatriculé auprès de la sécurité sociale, il faudra également faire une demande d’immatriculation sur le site dédié à cette opération.
En cas d’embauche d’un salarié étranger (hors union européenne), il faut faire une vérification de validité du titre de séjour. En effet, cela se réalise auprès de la préfecture minimum 2 jours ouvrables avant l’embauche. Pour ce faire, il faut réaliser une demande en ligne sur le site dédié à cette démarche.
Par ailleurs si le salarié est demandeur d’emploi à Pôle Emploi, il n’y a pas lieu de faire cette vérification. Par contre il faut un justificatif de cette inscription.
De plus, la DPAE ne concerne que les salariés (y compris les apprentis), elle ne s’applique pas aux stagiaires, bénévoles, volontaires du service civique…
Pour finir il vous faut informer l’inspection du travail lorsque vous recrutez du personnel pour la première fois. Cependant, vous avez jusqu’à 8 jours après l’embauche pour envoyer votre lettre recommandée avec AR. La première DPAE permet de remplir cette obligation.

Etape 2 : L’adhésion et l’affiliation aux organismes sociaux pour votre salarié(e)
Avoir réalisé votre première DPAE :
- A lancé la création de votre compte employeur URSSAF (concernant la MSA, vous devez créer un compte avant votre DPAE). C’est ainsi que votre numéro cotisant vous sera communiqué par courrier.
- A initié l’attribution d’un code risque AT (Accident de travail), ainsi qu’un taux. La première notification de ce taux AT vous sera communiqué par courrier. En outre, il faut, pour recevoir les notifications suivantes, vous inscrire sur Net-entreprises.fr.
- A engendré votre affiliation à la caisse de retraite dont vous dépendez.
- A inscrit votre établissement auprès des régimes de protection sociale des salariés (CRAM, URSSAF) et a signalé votre première embauche à la DDTE et à l’INSEE.
Ce qu’il vous faut réaliser :
- Choisir la convention collective que vous allez appliquer.
- Adhérer à une médecine du travail, afin d’y affilier votre salarié pour qu’il y soit suivi.
- Adhérer à une caisse des congés payés si vous y êtes obligé comme pour le BTP, transport routiers, …
- Choisir une prévoyance et une mutuelle.
Pour finir, une fois que vous avez fini l’adhésion à la médecine du travail, il faut leur demander de convoquer votre salarié à une visite d‘information et de prévention qui est obligatoire.
En effet, cette visite doit être réalisée sous 3 mois à partir de sa date de prise de poste. En revanche, pour les cas suivants, elle doit être effectuée avant l’embauche :
- Les travailleurs de nuit.
- Les personnes mineures.
- Les personnes exposées aux agents biologiques du groupe 2.
- Les personnes exposées à des champs électromagnétiques et affectées à des postes pour lesquels les valeurs dépassent les limites d’exposition fixées par l’article R. 4453-3 du code du travail.

Etape 3 : Registre obligatoire
Dès lors que vous embauchez votre premier salarié, vous devez mettre en place un registre unique du personnel. Il vous faudra y renseigner, par ordre chronologique, les éléments suivants :
- L’identification du salarié (nom, prénoms, date de naissance, sexe, nationalité).
- Le poste du salarié en précisant la date d’entrée et de sortie de l’entreprise (au moment des sorties des salariés).
- Le type de contrat (CDI, CDD, Intérim,…).
Ne pas oublier d’inscrire dans le registre du personnel :
- Pour les étrangers : type et numéro d’ordre du titre valant autorisation de travail.
- Pour les stagiaires : nom, prénoms, dates de stage, nom du maître de stage ainsi que le lieu de travail. De plus, les stagiaires doivent être renseignés dans une partie spécifique afin de ne pas les confondre avec les autres employés.
Etape 4 : Affichages Obligatoires
Lorsque vous embauchez votre premier salarié vous devez également mettre en place l’affichage obligatoire dans votre entreprise. Il s’agît d’informations comme les consignes de sécurité ou bien les coordonnées de l’inspecteur du travail et du médecin du travail mais également les périodes de prise de congés, la convention collective applicable ou encore le document unique d’évaluation des risques professionnels (DUERP).
Il est très important d’établir un DUERP car l’évaluation des risques professionnels est de la responsabilité de l’employeur et s’inscrit dans le cadre de son obligation générale d’assurer la sécurité et de protéger la santé des salariés. Un DUERP peut être un document fastidieux à réaliser c’est pour cela que notre cabinet VR Consulting propose de réaliser ce document pour vous.
Etape 5 : Réaliser un contrat de travail
Embaucher votre premier salarié rime avec rédaction d’un contrat de travail.
Le contrat de travail permet de préciser les éléments essentiels de la relation de travail. C’est ainsi que nous pouvons y trouver des informations comme la rémunération, la qualification, la durée du travail, la convention collective applicable, les horaires, les attributions du salarié, …
En effet, il est important de rédiger un contrat de travail clair et concis afin de respecter le code du travail. Notre agence VR Consulting vous propose ses services afin de vous faciliter cette étape qui peut vous sembler complexe.
Attention si aucun contrat de travail n’est rédigé alors qu’il devrait l’être, le salarié sera d’office considéré comme embauché en CDI à temps plein.
Pour les apprentis :
Pour les apprentis la démarche est légèrement différente. En effet, c’est le Cerfa qui fait office de contrat de travail. Il vous sera envoyé rempli par le centre de formation de votre apprenti. Le Cerfa devra être signé par votre apprenti, l’école et vous-même. Vous aurez ensuite jusqu’à 5 jours ouvrables maximum suivant le début d’exécution du contrat d’apprentissage pour envoyer le Cerfa à l’OPCO.
Etape 6 : Gestion de la paie
Dès que votre premier(e) salarié(e) est embauché(e) dans votre entreprise, vous devez prévoir son arrivée en matière de paie. C’est ainsi que vous aurez à établir un bulletin de paie mensuel et à déclarer vos charges via la Déclaration Sociale Nominative (DSN).
La gestion de la paie peut vous paraitre compliquée, c’est pour cela que nous recommandons vivement d’avoir recours à un professionnel qualifié. Notre agence VR Consulting dont le domaine de la paie est notre spécialité.
Conclusion de l’article sur l’embauche de votre premier salarié
Pour conclure, et comme explicité dans notre article de blog VR Consulting, l’embauche d’un premier salarié peut paraitre impressionnante, cependant lors de votre parcours vous pouvez être accompagné par un professionnel.
L’équipe VR Consulting se tient à votre disposition pour vous conseiller et vous accompagner au mieux pour d’éventuelles questions.
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