Le fonctionnement des congés payés

Tous les salariés (hors mandataires sociaux) ont droit aux jours de congés payés et ce quel que soit leurs contrats de travail (CDI, CDD, …).

Les congés payés sont des périodes où le salarié est absent de l’entreprise mais rémunéré sous la forme d’une indemnité. Son salaire (indemnité de congés payés) est maintenu durant cette absence soit par l’employeur, soit par une caisse des congés payés. Par exemple : la CIBTP pour le secteur du bâtiment, CICPRM pour le secteur transport routier de la région méditerranéenne, …

L’acquisition des congés payés

Tout d’abord, que votre salarié soit à temps plein, à temps partiel, en CDI, en CDD ou intérimaire. Il acquiert les mêmes droits aux congés payés.

Les congés sont acquis soit en jours ouvrables, soit en jours ouvrés :

En jours ouvrables soit du lundi au samedi : le salarié acquiert 2,5 jours ouvrables par mois de travail effectif, soit 30 jours ouvrables par an (ce qui correspond à 5 semaines de 6 jours). Pourquoi 2,5 jours ? Car 30 jours par an que nous divisons par 12 mois, cela donne 2,5 jours.
En jours ouvrés soit du lundi au vendredi : le salarié aura 2,08 jours de congés par mois de travail effectif, soit 25 jours ouvrés par an (ce qui correspond à 5 semaines de 5 jours). Pourquoi 2,08 jours ? car 25 jours par an que nous divisons par 12 mois, cela donne 2,08 jours.

Sur quelle période les congés payés sont-ils acquis ?

L’acquisition des congés payés se fait sur des périodes différentes de l’année civile. C’est ce qu’on appelle la période de référence qui est du 1er juin de l’année en cours (soit l’année N) au 31 mai de l’année suivante (soit l’année N+1), cela correspond aux congés en cours d’acquisition (CP N) qui seront pris à compter du 1er juin de l’année suivante (N+1).

Attention, en effet, il existe des exceptions par exemple :

Les entreprises du bâtiment qui payent leur cotisation à la caisse de congés payés (CIBTP). La période de référence est du 1er avril de l’année N au 31 mars de l’année N+1.
Pour les entreprises du notariat, la période de référence est du 1^er juin de l’année N au 31 mai de l’année N+1.
Pour plus d’information n’hésitez pas à nous contacter.

Le congé principal obligatoire :

Par ailleurs, pendant la période du 1er mai au 31 octobre appelée période estivale. Le salarié doit prendre au minimum 12 jours ouvrables consécutifs, soit 10 jours ouvrés consécutifs de congés. Par contre, un salarié ne peut pas poser plus de 24 jours ouvrables en continu. Ce qui revient à dire 4 semaines. Pour les entreprises en jours ouvrés, un salarié ne peut pas poser plus 20 jours.

Peut-on perdre ses congés payés ?

Tout d’abord, vos salariés bénéficient d’un an pour poser leurs congés payés. Par ailleurs, si les congés payés acquis pendant l’année N-1 (acquis du 1er juin N-2 au 31 mai N-1) ne sont pas pris avant le 31 mai de l’année N. Alors les congés seront en principe perdus. Par ailleurs, il existe des exceptions :

- Si votre salarié est en congé maternité ou en congé d’adoption.
- Si votre salarié est en arrêt maladie ou en accident de travail.

Prenons l’exemple suivant :

Autrement dit, il reste à votre salarié 2 jours de congés qu’il a acquis pendant l’année N-1 et qu’il n’a pas pris après le 31 mai N. Alors ces 2 jours seront perdus.

La prise des congés

Les modalités de prise de congés

Tout d’abord, le droit des congés s’exerce chaque année, aucun report de congé pour l’année suivante ne peut être fait (sauf exceptions, notamment maladie). Les congés payés peuvent être pris dès l’embauche. En tant qu’employeur, vous pouvez imposer, accepter ou refuser les congés payés de vos salariés. Vous fixez également l’ordre des départs en congés, vous pouvez prendre en compte l’ancienneté du salarié, sa situation familiale, …

Toutefois, les dates des congés ne peuvent être modifiées moins d’un mois avant la date prévue du départ en congés.

Le fractionnement des congés :

Les salariés ont le droit à 5 semaines de congés payés dans l’année peu importe la nature du contrat (CDD, CDI, …). Ils peuvent poser maximum 24 jours ouvrables du 1^er mai au 31 octobre. Votre salarié a la possibilité de ne pas prendre l’intégralité de son congé dit principal pendant cette période de référence. Le congé est donc fractionné.

Le fractionnement se traduit par le fait que le salarié ne prend pas l’intégralité de son congé principal pendant la période dite estivale (du 1^er mai au 31 octobre).

Les jours de fractionnement : (Article L3141-23 – Code du travail)

En cas de fractionnement des congés, un salarié a droit à :

- deux jours de congés supplémentaires ouvrables quand le nombre de congés pris en dehors de la période estivale est d’au moins 6 jours.
- un jour de congé supplémentaire ouvrable quand le nombre de congés pris en dehors de la période estivale est compris entre 3 et 5 jours.

Les jours de congés pris au delà de 24 jours ouvrables n’ouvrent pas droit au jours supplémentaires pour fractionnement.

Tout de même, il est possible de déroger au jour de fractionnement avec un accord individuel du salarié renonçant au congé de fractionnement. En tant qu’employeur vous devez avoir un écrit de cette demande car c’est à vous d’en apporter la preuve. (Cass. Soc. 4 novembre 1988, n° 86-42.349)

Cet écrit doit stipuler qu’il renonce à son droit au jour de fractionnement malgré le fractionnement de son congé principal sur la période du 1^er octobre au 30 avril. De ce fait, votre salarié renonce aux jours supplémentaires dus au fractionnement.

Le fonctionnement des congés payés

Lorsque le congé est supérieur à 12 jours ouvrables, il peut être fractionné (c’est-à-dire pris en plusieurs fois) avec l’accord de votre salarié. Une des périodes de congés doit tout de même être égale à 12 jours ouvrables en continu pendant la période du 1^er mai au 31 octobre.

La rémunération des congés payés

Pour la rémunération des congés payés, il existe deux formes de calcul la règle du maintien du salaire ou la règle du dixième.

La règle du dixième

Premièrement, l’indemnité du congé est égale au dixième de la rémunération totale perçue par le salarié au cours de la période de référence. Les éléments de salaire pris en compte dans la règle du dixième sont les suivants :

Le salaire brut.
La majoration des heures supplémentaires.
Les majorations du travail le dimanche.
Primes de rendement, production, d’ancienneté…

Les éléments à exclure :

Remboursement de frais professionnels.
Avantages en nature dont le salarié continue à bénéficier pendant les congés payés (logement).
Indemnité d’activité partielle.
Prime d’intéressement…

La règle du maintien

Deuxièmement, l’indemnité ne peut être inférieure à la rémunération que le salarié aurait perçu s’il avait continué à travailler pendant sa période de congé.

Les éléments de rémunération à prendre en compte :

Le salaire brut avant déduction des cotisations salariales.
Les heures supplémentaires.
Les majorations du travail le dimanche…

Exemple de calcul :

Un salarié a droit à 30 jours ouvrables de congés, son salaire mensuel est de 1700 euros brut mensuel.

Calcul base CP :

1700 x 12 = 20 400 euros,

La règle du 1/10 (dixième) = 20 400 / 10 = 2040 euros.

Calcul du taux journalier :

2040/30 = 68 euros taux journalier au 10ème

Règle du maintien : 1700/26 = 65,38 euros taux journalier au maintien

Le salarié prend 15 jours ouvrables :

– Règle du 1/10 : 2040 / 30 x 15 jours = 1020 euros brut

– Règle du maintien : 1700 / 26 x 15 jours = 980,77 euros brut

La règle du 1/10 est plus favorable, ça sera donc cette règle qui sera utilisée pour l’indemnisation des congés payés dans ce cas-là.

L’indemnité compensatrice des congés payés

Votre salarié dont le contrat de travail est résilié avant qu’il ait pris la totalité de ces congés auxquels il a droit, devra recevoir une indemnité compensatrice de congé.

Le versement de cette indemnité se fait s’il y’a un solde congés restant non pris par le salarié en cas de rupture de contrat. Elle est calculée selon les mêmes modalités de la règle du 1/10 ou la règle du maintien du salaire.

Attention : si un de vos salariés est licencié pour faute lourde, l’indemnité compensatrice doit être versée. Il en va de même pour la rupture de contrat en cours de période d’essai.

Conclusion de l’article les congés payés

Pour conclure, et comme explicité dans notre article de blog VR Consulting, votre salarié a droit aux congés payés quel que soit son contrat, c’est une obligation de votre part en tant qu’employeur.

L’équipe VR Consulting se tient à votre disposition pour vous conseiller et vous accompagner au mieux sur les congés de payés de vos salariés ainsi que sur leur bulletin de salaire.

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