L’employeur face au télétravail
D’après le code du travail Article L-1222-9 du code de travail : « Le télétravail comme toute forme d’organisation du travail, dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l’employeur, est effectué par un salarié hors de ces locaux, de façon volontaire en utilisant les technologies de l’information et de la communication ». L’employeur doit connaître les modalités face au télétravail.
Le mode « hybride » un nouveau système d’organisation pour l’employeur
En effet, depuis la crise sanitaire, l’employeur essaye de mettre en place durablement le télétravail. Pendant les multiples confinements en France, le mode d’organisation “ hybride ” était très répandu. Ce système d’organisation se manifeste par plusieurs jours de travail à domicile du salarié et le reste de la semaine en entreprise.
Par exemple :
Dans une semaine, votre salarié est 3 jours en télétravail et 2 jours dans les locaux de votre entreprise.
Dans certaines entreprises, le salarié peut être en télétravail 90% de son temps de travail. Puis revenir sur son lieu de travail que quelques jours dans le mois.
Le télétravail peut exister sous deux formes
- Premièrement, le télétravail régulier : si votre salarié a une régularité fixe de télétravail dans son emploi du temps.
- Deuxièmement, le télétravail occasionnel : si votre salarié se met en télétravail exceptionnellement. Par exemple, si votre salarié se déclare positif à la Covid 19. Si que son emploi ainsi que son état de santé lui permettent de télétravailler pendant sa période d’isolation.
De plus, le télétravail est mis en place par un accord collectif, ou une charte élaborée par vous en tant qu’employeur après avis du CSE si vous en disposez d’un dans votre entreprise. Si vous ne possédez pas de charte ou d’accord, le salarié concerné doit former un accord par tout moyen.
Par ailleurs, s’il existe un cas de force majeure ou des circonstances exceptionnelles, le télétravail peut être imposé par l’employeur sans l’accord des salariés. Ce phénomène a été très répandu pendant la crise sanitaire.
En tant qu’employeur, vous avez des obligations à respecter
Il est important d’être égal envers tous salariés
Il est essentiel que les droits pour vos salariés dans vos locaux d’entreprise et vos salariés en télétravail doivent être les mêmes.
Prenons le cas suivant, si vos salariés en télétravail ont le droit aux tickets restaurant. Ils continuent de les acquérir pendant leurs jours de télétravail, au même titre que vos salariés sur site. Ils ont aussi le droit aux entretiens professionnels, et aux droits de formation, …
Vous devez pouvoir respecter le fait que vos salariés se déconnectent après le temps de travail
En effet, votre salarié effectue une journée de travail quotidienne. Vous ne devez pas contacter votre salarié après ses horaires. Vous pouvez en complément sensibiliser votre salarié sur comment bien pratiquer le télétravail.
L’employeur a l’obligation de suivre certains aspects du règlement général sur la protection des données
3 principes importants à respecter en tant qu’employeur :
- Licéité (conforme à la loi)
- Loyauté
- Transparence
L’employeur face au télétravail doit équiper ses salariés
Tout d’abord, vous avez la responsabilité de fournir les équipements nécessaires pour le bon fonctionnement du télétravail.
Si votre salarié en télétravail engage des coûts supplémentaires (internet, chauffage, bureau, chaise,…). Il a la possibilité de demander un remboursement pour le surplus de ces charges avec un justificatif.
Par ailleurs, votre salarié a la possibilité s’il le souhaite d’utiliser son propre équipement informatique à ses fins professionnels.
Il faut pouvoir protéger la santé et la sécurité de vos salariés face au télétravail
De plus, il est important en tant qu’employeur d’assurer la sécurité et la santé de vos salariés. Vous avez la possibilité d’effectuer un suivi avec un récapitulatif des normes de sécurité. Il est important pour vous d’être sûr que votre salarié soit dans un lieu en conformité pour le télétravail. Vous pouvez donner un suivi ou des formations à vos salariés pour la bonne pratique du télétravail (déconnexion, temps sur l’écran, …).
Pour pouvoir subvenir aux besoins du salarié, vous avez trois possibilités pour le dédommagement des frais face au télétravail
- Le versement d’une allocation forfaitaire
D’après le site du bulletin officiel de la Sécurité sociale, cette allocation forfaitaire est versée par l’employeur. Elle sera réputée utilisée conformément à son objet et exonérée de cotisations et des contributions sociales. Une limite de 10 euros par mois si votre salarié effectue une journée de télétravail par semaine. 20 euros par mois, si votre salarié effectue deux jours de télétravail par semaine, etc. L’allocation forfaitaire peut être prévue soit par votre convention collective de branche, par un accord professionnel ou un accord de groupe en vigueur dans votre entreprise. Les montants seront prévus par accord collectif, si l’allocation est attribuée en fonction du nombre de jours télétravaillés par vos salariés. Il est possible que votre montant dépasse les limites. Alors, l’exonération des charges sociales peut être admise sous réserve d’une justification des dépenses professionnelles supportées par le salarié. Retrouvez plus d’information sur le site du BOSS.
- le remboursement sur facture des dépenses professionnelles.
- la prise en charge directe des dépenses professionnelles.
Impôt sur le revenu
De même, les allocations comme les indemnités, le remboursement forfaitaire et le remboursement de frais réels versés par votre employeur sont exonérés d’impôt sur le revenu.
Donc c’est à l’employeur de donner les éléments à l’administration. Concernant les allocations forfaitaires, elles sont exonérées dans la limite de 2,50 euros par jour dans une limite annuelle de 550 euros.
Comme vu précédemment, l’employeur a certaines obligations à respecter mais il a aussi des droits si son salarié est en télétravail
Vous avez le droit :
- de refus : vous pouvez refuser la demande de votre salarié
- d’imposer : il est possible d’imposer la pratique du télétravail pour vos salariés en cas de force majeure (santé + sécurité de vos salariés)
- revenir sur un accord (suivant les modalités pour contester un accord d’entreprise) : ceci vous donne la possibilité de modifier ou d’arrêter le télétravail pour certains salariés
- surveillance sur le matériel que vous avez confié à votre salarié, vous devez le prévenir en amont.
Conclusion de l’article sur les employeurs face au télétravail
Pour terminer, et comme explicité dans notre article de blog VR Consulting, en tant qu’employeur, vous avez certaines obligations à respecter si vos salariés sont en télétravail. L’employeur doit faire face au télétravail tout en respectant les modalités sur son fonctionnement.
L’équipe VR Consulting se tient à votre disposition pour vous conseiller et vous accompagner au mieux si vous avez des questions sur le télétravail.
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